Дневник хорош для того, чтобы:

• держать несколько контекстов/проектов одновременно в одной голове и быстро переключаться между проектами и контекстами;
• поднимать голову над текучкой и видеть лес, а не только деревья;
• погружать в проект новых людей: исполнителей, помощников, заместителей;
• передать проект новому ответственному;
• синхронизировать понимание прогресса у разных людей в проекте (особено актуально становится, если людей в команде много, или команда распределенная;
• осмыслять прогресс: насколько быстрее или медленнее от запланированного движемся.

Дневник можно и нужно делать публичным, тогда на его ведение будет хватать маны: читатели будут приносить обратную связь, и будет понятно, что это не просто так и не бесполезно.

Важно писать дневник честно: через год будет сложно вспомнить, что именно из записанного было на самом деле, что было приукрашено, а где зафиксировали желаемое, но не действительное. Хотя могут быть политические аспекты, которые не позволяют открывать команде всех деталей или всех новостей проекта.

В дневнике могут быть нелицеприятные штуки: провалы и неуспехи, прошпиленные сроки и невыполненные задания. Таких записей не надо бояться, стоит научиться признавать такие провалы, анализировать их причины и на них учиться.

Что надо вносить в дневник:

• сделанные дела;
• запланированные планы;
• принятые решения (в том числе и об отказах о реализации: «почему это сделано не будет»).

Где дневник вести:

• в блокноте, если команда проекта — только вы сами
• во внутреннем блоге, который виден только команде, например, клубе в Яру или комнате во Friendfeed‘е
• в вики, если есть вики, и не хочется заводить дополнительный инструмент.

Сложностей с дневником две: не бросить, и записывать именно то, что надо. С первым может помочь команда, которой такую ленту событий почитать будет интересно. И команда будет спрашивать новые записи. Со вторым важно выработать особое чувство, «нюх на лог», умение видеть: вот оно, то самое, что стоит записать.

Подключите такой ноутбук к телевизору или проектору. Если у вас их нет, поставьте самый большой монитор, который у вас есть в офисе, и подключите ноутбук к нему. Поставьте шрифт покрупнее, чтобы было видно всем участникам встречи, и — вперед!

Записывать надо несколько вещей:

• кто на встрече был, чтобы результаты не были анонимны, чтобы участники видели, что они «подписываются» под тем, что будет зафиксировано дальше);
• до чего договорились, с максимально точными формулировками, впрочем, коллеги поправят сразу, если что;
• до чего не договорились, это задел к будущим встречам;
• что надо сделать по итогам совещания и кому, это план действий.

Остальное — по желанию. Эти пункты уже обеспечат отличный по эффективности разговор.

Хотите — сделайте шаблонный документ с этими тремя пунктами, чтобы не начинать встречу с пустого листа. Также хорошо в качестве отправной точки работает повестка дня, которая на глазах участников пополняется результатами встречи.

Во-первых, на таком ноутбуке уже не почитать личную почту — его экран виден всем, будет стыдно. Это создает общее пространство.

Во-вторых, когда группа собственными глазами видит, как появляется результат встречи, продукт, разговор идет гораздо бойче. Это задает ритм.

В-третьих, группа видит, что именно становится результатом, а потому имеет шанс возразить и результат улучшить. Это позволяет получить общий продукт.

В конце встречи стоит записанное разослать участникам (а лучше положить в вики и разослать ссылку на страницу). Совсем хорошо это сделать, опять же, на глазах у участников, чтобы они получили результаты сразу, как только дойдут до рабочих мест, и сразу могли действовать, пока заряд еще не кончился.

Сложностей у человека, взявшегося фиксировать результаты встречи, всего две: надо уметь быстро печатать и надо уметь писать такой лог почти начисто. Чтобы не тратить время на вычитку и оформление текста после встречи. И первое, и второе нарабатывается с опытом.

Писать такой лог можно в любом текстовом редакторе, который позволяет сделать текст покрупнее. Если у вас есть вики, то лучше фиксировать его в вики: можно ставить гиперссылки, можно публиковать лог сразу, а не по окончанию обсуждения. Последнее поможет быть в курсе совещания тем, кто очно на встрече присутствовать не смог. Еще варианты (более экстремальные): писать лог в скайп-чате или в гугл-документе.

В принципе, все нижеперечисленные правила вполне применимы к любому другому многопользовательскому чату. С моей точки зрения, Скайп удобнее других чат-клиентов: в нем удобное приглашение участников в чат, простая и удобная история разговоров, закладки для чатов и многое другое. Главное: настроить двойной клик не на звонок, а на текстовый чат :) 

Итак, у каждого диалога в малой группе есть свой ведущий, который заинтересован в обсуждении темы. Ему и предстоит держать формат разговора, чтобы получить качественные, ожидаемые результаты.

Ведущий явно объявляет тему разговора и убеждается, что группе это обсуждать интересно. Если группа не хочет обсуждать тему, если количество желающих сильно меньше противников обсуждения, то можно с согласными выделиться в отдельный скайп-чат.

Вообще создавать несколько чатов для одной и той же группы крайне деструктивно: внимание участников рассеивается, от них требуется внимательность и самоконтроль, чтобы обсуждать соответствующие вещи в соответствующем чате. Плюс, если у группы несколько чатов, на практике выживает лишь один, а остальные со временем отмирают.

Поэтому, если уж вы выделились с подгруппой в отдельный скайп-чат, то будьте добры закрыть его сразу после окончания обсуждения. Иначе вы ставите под угрозу основной чат, а с ним и всю группу.

Если противников немного, им рекомендуется на время на скайп внимание не обращать ;)

Если участники тему принимают и готовы ее обсудить, тема заколачивается в заголовок чата. Заголовок в такой ситуации работает маркером: участникам он напоминает тему обсуждения, внезапно пришедшим показывает, что группа сейчас занята, и о чем тут сейчас идет дискуссия. Соответственно, ведущий следит за тем, чтобы разговор не вышел за пределы обозначенной им темы — не утонул в офтопике. Если разговор выходит, ведущий просит пользователей темы придерживаться.

В чате следует писать длинными законченными предложениями, поскольку обратный паттерн — «много коротких выкриков» — порождает очень большой и шумный поток. Который трудно даже читать, не говоря уже о какой-то конструктивной реакции на него.

Если на какой-то тезис (или чаще — ссылку, артефакт) приходится писать развернутый ответ, стоит этот ответ разбить на пункты и пронумеровать. И придерживаться изначальной нумерации при обсуждении различных пунктов.

По окончанию разговора заголовок чата меняется на нейтральный.

После разговора ведущему надо зафиксировать итоги: что обсуждали, до чего договорились, какие следующие действия. Такой отчет показывает участникам, что они участвовали в разговоре не зря, возвращает им затраченную на разговор ману.

Отчет можно, конечно, делать по истории разговора, но на практике это оказывается не сильно удобным. Разве что помечать непосредственно во время разговора дельные мысли сразу, и после опираться на эти маркеры. Но стоит рядом с окном скайп-чата держать открытым текстовый редактор, в который фиксировать все полезное, что в чате пролетает. Обычно оформлять такие записи в отчет получается очень быстро.

Такой отчет стоит опубликовать в вики, а ссылку с кратким описанием отправить в рассылку и сам скайп-чат.

Когда группа распадается (что нормально), чат группы следует аккуратно закрыть и к нему больше не возвращаться — свою задачу он выполнил, а все полезные артефакты вынесены за его пределы.

Все инструменты для малых групп:

• для общения — Cкайп (Skype);
• для фиксации результатов — вики (wiki);
• для создания ритма и таймлайна — рассылки.

Это правило — хорошая лакмусовая бумажка для ситуаций: помогает быстро и достаточно точно принять модерационное решение. И не отвлекаться на его обдумывание.

Представим, есть группа, которая хочет что-то сделать. И есть ты. Ты можешь в группе помочь, а можешь помешать. И группа может тебя принять к себе, а может начать от тебя защищаться.

Ты приходишь к группе и, вникнув в ситуацию, что-то делаешь. Группа смотрит на твое действие и пытается понять: это contribute или нет, результат улучшается, группе к цели двигаться помогает?

Если не contribute, не улучшает и не помогает, то лучше уйти, пока вред нанесен минимальный.

Хорошая группа сама предложит тебе уйти. Группа «так себе» вступит в словесную перебранку. Куда потратит всю свою энергию, не сделав того, ради которой она собралась. Группе этот лакмус позволяет быстро распознать «не-contribute» и предложить участнику выбор: либо начать пользу приносить, либо сваливать.

Хороший участник не будет отнимать у группы ее результат. Если хороший участник что-то отнимает (критикой, например), то он предложит решение взамен, чтобы образовавшуюся брешь в результате закрыть.

То же самое простыми тезисами:

• Предлагаешь — спасибо!
• Добавляешь к продукту группы — замечательно!
• Критикуешь и предлагаешь что-то взамен — хорошо!
• Просто критикуешь и не даешь решения — пшёл к черту!