Ежупа — это штука, которая понятна и очевидна тебе («Ну это же ежупа нятна!»), но суть которой другие не понимают. Не потому, что дураки, а потому, что они не настолько погружены в будни той области, которой занимаешься ты.

Несчастна компания, в которой все внутренние процессы — сплошные ежупы. Появление нового сотрудника оборачивается несравнимой головной болью для него самого, для его руководителя, для организации. И поменять что-либо в такой компании — миссия совершенно невыполнимая.

Большая часть государственных учреждений построена на ежупах. Начиная от поликлиники («Надо было талончик в регистратуре брать! А что, вы вообще не записывались?») и заканчивая прочими налоговыми («Почему без справки в пятнадцатом кабинете следующий!!»)

Такая система будет стойко сопротивляться любым попыткам разобраться в ней извне. Потому что она не заинтересована в повышении собственной эффективности, ей интересно просто оставаться в живых, ее устраивает текущее положение дел.

Ежупы скрывают неэффективности организации. Потому что они не позволяют взглянуть на процесс или продукт со стороны и, соответственно, адекватно его оценить.

Про ежупы редко спрашивают, потому что мало достойных поводов. Про ежупы редко рассказывают, потому что это — и так ежупа нятно. При этом ежупы — это большые коммуникационные дырки, которые надо латать.

В тексте, полном ежуп, не разберется никто. Презентацию, напичканную ежупами, никто не досмотрит.

Ежупа — страшный враг и лучший друг любой команды.

Враг же потому, что создает плохо преодолимые коммуникационные барьеры, на которые натыкается сразу же тот, кому нужно будет с этой командой взаимодействовать.

Чем старше группа (команда, компания), тем больше ежуп накапливается. Если с ними не разбираться.

При этом самой группе ежупы только помогают. Потому что позволяют кучу и так понятной информации опускать. Ну вы понимаете, о чем я говорю.

Ежупы вредят новичкам, значительно удорожая вход в команду, смежникам, обрекая их на проволочки, руководителям, усложняя управление, и «клиентам» — тем, кто пользуется услугами группы.

Поэтому ежупы в общении с внешним миром нужно обнаруживать и старательно изводить:
— Чаще рассказывать о том, как вы (команда, проект, процесс, служба, компания, бизнес, рынок) устроены, людям, которые занимаются другими вещами.
— Внимательно слушать, что говорят те, кто сталкивается с вами.
— Внимательно смотреть, как именно они действуют. Говорить они при этом могут совершенно другое :)

И дальше любой рассказ — письмо, интерфейс, текст, инструкцию, надпись на двери — строить с учетом того, что та, другая сторона знает и понимает.

Уметь рассказывать так, чтобы слушателю было все понятно — непростое умение, но не искусство. Ему можно научиться.

А найденными ежупами можно поделиться тут же, в комментариях.

Какие-то интранет-компоненты вырастают сами, какие-то приходится строить проактивно. Приходится где-то спрямлять улицы, где-то перестраивать кварталы.

И там, и там очень сильно на качество жизни и работы влияют различные мелочи.

И там, и там существуют шаблонные решения, которые позволяют решать типовые задачи достаточно качественно, не изобретая каждый раз колесо.

Кристофер Александер с соавторами в 1977 году выпустил книгу A Pattern Language, выявив две с половиной сотни проблем и их типовых решений в организации и строительстве городов, и положив тем самым начало системной работе с шаблонами (есть дайджест).

Подобно можно определить и шаблонные решения для интранета:

— Морда, первая страница интранета. Основная точка входа сотрудника, которая погружает его в рабочий контекст.

— Единая и однократная авторизация (single sign-on). Плохо, если сотруднику приходится в каждом сервисе вводить заново логин и пароль. Еще хуже, если эти логины и пароли — разные, и пользователей в каждом сервисе приходится заводить отдельно.

— Адресная книга. Контакты и фотографии всех сотрудников, схема офиса с рабочими местами и общим оборудованием: принтеры, факсы. По сути — единый и центральный источник информации о сотрудниках для них самих и для всех остальных внутренних сервисов.

— Единый поиск. Хорошо, если поиск есть, замечательно, если ищет он качественно (это, пожалуй, самый сложный интранет-компонент), отлично, если поиск один и ищет по всем мыслимым внутренним ресурсам сразу.

— Личное пространство сотрудника: персональные документы, песочница, сборная лента его деятельности в компании.

— Трекер задач и публикация планов.

— Способы для обратной связи с руководством, коллегами, авторами тех или иных документов.

— Способы для актуализации контента или хотя бы пометки неактуальности.

— Общая навигация и оформление.

— Интеграция разрозненных сервисов.

Не все компоненты обязательно нужны всем компаниям. Как и метро нужно не каждому городу. Но по мере роста компании все большее и большее значение приобретает системность подхода. Потому что в большей компании больше и стоимость поддержки, обучения, а так же падает средний уровень подготовки сотруднков.

У городской инфраструктуры есть несколько важных измеримых показателей, по которым можно понять, насколько город эффективен. Например, это «перепробег»: на сколько путь до точки назначения больше, чем прямое расстояние по карте.

У внутренних сервисов тоже должны быть метрики, показывающие, насколько они эффективны. Например, за сколько времени опубликованная информация становится известна значимому большинству целевой аудитории (допустим, «в течение 4 рабочих часов мы можем уведомить 90% сотрудников»).

С одной стороны, на интернет-специалиста с опытом Интранет-форум может произвести впечатление весьма унылое. То, что в интернет-сервисах и сайтах стало давным давно банальным и само собой разумеющимся, в интранет-сервисах в новинку. По этим граблям Рунет уже ходил 5–10 лет назад:

Непонимание медийной платформы. Например, электронная версия газеты в виде скачиваемого PDF-файла, выложенного на сайте.

Неумение структурировать. Например, раздел «Для работы» на внутреннем сайте

Неустойчивый словарь. Например, привычка называть сайт «порталом»: «У нас несколько порталов. Один про новости, один про обучение…» (цитата). Отечественные разработчики даже платформы свои так и вынуждены называть: «Корпоративный портал». Или несклоняемый «интранет», а то и латиницей написанный.

Трансляция вместо коммуникации. Например, централизованная редакция. Или единая точка сбора всех вопросов сотрудников к топ-менеджменту компании.

Жажда контроля. Например, «Новый сотрудник не имеет доступ вообще ни к чему». Или «Качественный интранет позволит избежать утечек корпоративной информации» (тоже цитаты). «Контроль» вообще было словом дня.

Социология вместо статистики. Например, измерение посещаемости опросами.

С другой, это отличное сообщество, прекрасно мотивированное, жаждущее знаний и готовое расти: на Форум приехали люди в основном небезразличные к области своей специализации. И этому сообществу нужны не столько готовые программные продукты, сколько подходящие знания и «место для шага вперед».

Человеку приятно, когда его коллеги поздравляют с днем рождения. Даже если не дарят ничего. И поздравлять с днем рождения не менее приятно. Даже если не даришь ничего. Остается только создать «информационный повод», пресловутую осведомленность.

Завести в офисе баллон с гелием и пачку шариков, надувать по утрам шарик и привязывать его к рабочему столу сотрудника — ерунда по финансовым и временным затратам. И отличный индикатор для коллег: у человека день рождения, его можно поздравить.

Сотруднику, которому выпала радость сегодня родиться, достается какое-то количество позитивных эмоций. Коллегам — не менее позитивные эмоции и повод познакомиться, узнать побольше про того, кого поздравил.

Но займет ли iPad свое место в корпоративной инфраструктуре — вот второй и не менее важный вопрос. Не только потому, что рынок корпоративных железок сопоставим с рынком железок «домашних», но и потому, что на работе мы проводим большую часть своего времени, и, соответственно, больше с такими железками работаем.

В чем плох iPad для офиса:

• Это все же отдельное устройство. Третье, к ноутбуку и смартфону. Заменить собой ноутбук или телефон он не сможет, то есть получаем +700 граммов в сумку (если только не решиться оставлять ноутбук в офисе). Плюс головную боль про синхронизацию и зарядку.
• Аккумулятор все же небольшой. Да, заявленные 10 часов работы со включенным экраном и интернетом — это, фактически, целый рабочий день. Но блекберри стал популярен во многом потому, что позволял своим обладателям работать еще больше. Во многом от таких трудоголиков будет зависеть успех корпоративного планшета.
Сравните свое рабочее расписание с расписанием финансистов в инвестбанках.
• Размер великоват. На скучных совещаниях половина участников читает электронную почту на своих блекберри и айфонах. Благодаря своим размерам, iPad, не позволит делать это незаметно. Так и за рулем, где порой бывает достаточно времени для чтения веба и рабочей почты, пользоваться им будет невозможно. Тем более — набирать тексты одной рукой будет проблематично.
• Нет корпоративных приложений. Даже если появятся сами приложения, Apple пока что не делает ничего, чтобы упрощать задачу «Купить 20 iWork›ов под iPhone OS».

В чем хорош:

• Легче и компактнее, чем ноутбук. Поэтому на часть совещаний можно ноутбук перестать брать.
• Стандартизированность платформы. Один браузер. Одно (ладно, два: 1024 на 768 и наоборот) разрешение экрана. Под iPad будет проще разрабатывать корпоративные приложения. Как клиентские, так и веб-сервисы
• Встроенная работа с Exchange-сервером, которые все-таки пока что занимают наибольшую часть рынка корпоративной почты.
• Стоимость. 500 долларов за железку плюс 30 долларов за iWork-приложения (электронные таблицы, текстовый процессор и все-таки лучший на этой планете редактор для презентационных слайдов), которые позволяют работать с привычными офисными документами. Это сильно дешевле, чем любые компактые корпоративные ноутбуки под такие задачи.
• Очень быстрый старт. Сколько времени надо windows-компьютеру, чтобы дать владельцу возможность поработать? От пяти секунд (если ноутбук спал или вообще не был выключен) до пары-тройки минут, если он был выключен вовсе. Macbook›и включаются за 3 секунды, но и это — много. iPhone (и, следовательно, iPad) готов к работе моментально. И если уж тренируются люди толкать elevator pitch, то пара-тройка секунд порой могут сыграть важную роль.

В итоге получаем:

• Простой и быстрый способ посмотреть что-то в интранете. Моментальный старт, быстрый wifi-доступ, доступ к корпоративным сервисам (как к почте и календарю, так и к веб-сервисам) по VPN через 3G, если не в офисе. И воровать iPad›ы будет не так просто, как телефоны, поэтому с безопасностью должно быть чуть проще.
• Новый способ создать Shared space. Планшет позволяет на встрече создать общее место для группы (если уж делать совещание неунылым). Его можно положить на стол, и продолжить набирать текст, который становится виден всем участникам встречи. И рисовать на нем схемки можно совместно. До этого такими возможностями обладали только бумага и доска, на «оцифровку» которых после встреч уходило дополнительное время.
Topless meetings (safe for work!).
• К тому же такого же отторжения, какое порой на совещаниях вызывают ноутбуки, возникать не должно: планшетом сложнее отгородиться от других.

Как могут несколько iPad›ов взаимодействовать друг с другом, можем только представлять. А сделать специализированное приложение, которое позволит совместно на нескольких планшетах рисовать и писать тексты — вполне посильная задача.

• Хороший органайзер для офиса, компаньон к привычному ноутбуку и рабочему столу: дополнительный (и наконец-то не громоздкий) экран к ноутбуку, на котором можно краем глаза мониторить почту, держать перед глазами календарь или список задач, какие-то показатели и статистику или входящую почту. Который можно легко и быстро схватить и убежать на встречу.

У iPad есть все шансы стать новым блекберри (только без миниатюрных кнопочек и встроенной навязанной почтовой службы ). Блекберри 2.0.

PS. И еще на iPad самое красивое календарное приложение на сегодняшний день.

Из плюсов YouTrack’а:

• аскетичность и простота инструмента,
• хороший и лаконичный интерфейс;
• превосходная поддержка клавиатуры: с ее помощью можно осуществлять все пользовательские манипуляции с трекером и тикетами в нем: добавление, просмотр, редактирование тикетов, фильтрацию списка задач и навигацию по нему, организацию списков в компоненты и версии.

И YouTrack не диктует никакой организации работы, не “продает” никакой процесс. Поэтому, с одной стороны, у молодой команды не получится взять инструмент и, опираясь на его логику, выстроить процесс разработки. С другой, если разработка в команде уже налажена, то YouTrack ее поменяет минимально.

Из минусов:

• нет графиков, которые упрощали бы и делали наглядными жизнь команды и проекта;
• нет дополнительных настраиваемых полей (custom fields);

Серьезный business tracker с его помощью не сделать: отсутствие workflow и настраиваемых дополнительных полей не позволит подложить трекер под основу мало-мальски сложного бизнес-процесса, а английский язык в основании (перевести строковый фильтр на русский — это фильтр убить) создаст плохо преодолимые барьеры при внедрении в большой компании. Впрочем, YouTrack принадлежит к более легкой весовой категории, чем Jira. Да и для небольших команд эти минусы могут оказаться незначительными.

Перенос данных из существующих трекеров в YouTrack относительно прост для пользователей Jira (JetBrains делал трекер прежде всего для себя): миграция встроена, проекты можно перетаскивать по одному, упрощая процесс. С другими трекерами, видимо, придется пока что помучаться.

Сам JetBrains уже перевел свою базу багрепортов (видимую пользователям, кстати) с Jir’ы на YouTrack.

Цены на новый трекер сейчас весьма щадящие: до Нового года действует скидка в 50% на обе лицензии YouTrack:

• Professional Edition (до 10 проектов, до 20 пользователей, без LDAP) с обновлениями и технической поддержкой на 1 год стоит 150 долларов;
• Enterprise Edition (лишенная всех этих ограничений) — 600 долларов.

Резюме:

• Отличная замена Trac‘у, если у вашей группы несколько проектов, и поток задач стал большим.
• Честный одноклассник Mantis‘а и Bugzill‘ы; хоть и платный, зато “следующего поколения”, с превосходной поддержкой ненавистников мыши.
• Прекрасный инструмент для взрослых разработчиков: фанатов клавиатуры и адептов простоты.

Из интересных коллаборативных сервисов это:

• Friendfeed, записи пользователей, комментарии и закладки в котором отображаются пользователям сразу, и в котором realtime-лента была сделана некоторое время назад режимом по-умолчанию;
• Etherpad, который позволил писать сообща один и тот же текст;
• WikiWall, транслирующий работу с блоками текста и картинками на веб-странице.

И даже появились фреймворки, которые себя позиционируют, как способ организовать realtime в интранете.

С высоты текущего небольшого опыта использования сервисов реального времени, область их применения для интранета и групповой работы, кажется, сводится к двум задачам:

Первое — транслировать, что пользователь делает, или собирается делать. Не нужно показывать нажатия отдельных клавиш — это слишком большое отвлечение и информационная нагрузка для не согласившегося на это явно человека. Важно само намерение пользователя: «Следующие полтора часа я буду заниматься вот тем-то». И если у коллег будут возможность и желание, они смогут присоединиться к работе над указанной задачей.

Это называется осведомленность (awareness) — очень важное качество как для сервиса, предназначенного для совместной работы, так и интранета в целом.

Realtime нужен для реализации такого качества, чтобы при появлении нового статусного сообщения безусловно доставить его тому, кому оно может быть интересно — первому кругу или команде проекта, в рамках которого пользователем затевается работа. Кстати, ровно так же может работать для рабочей группы Твиттер и его аналоги. И это, пожалуй, единственное применение твиттеров в интранетах (другого я за полтора года раздумий не нашел).

Второе — быть местом работы, местом, где производится продукт группы. Realtime-технологии тут позволяют работать над одним объектом сообща, отображая всем участникам его текущее состояние. Так работает Etherpad или Google Docs при создании документов, и Skype или Google Wave при обсуждении.

Какие полезные для групповой работы realtime-сервисы вы знаете? Как их применяете?

Стенгазета поддерживает сохранение версий и обработку вики-синтаксиса (используется диалект WackoWiki) при просмотре страницы. Кроме того, работает в real-time режиме: всем участникам и зрителям сразу отображаются все изменения, которые со страницей происходят.

Сейчас WikiWall можно использовать для того, чтобы:

• набросать прототип интерфейса или сайта;
• совместно подготовить презентацию и доклад;
• обсуждать элементы веб-страниц: можно указать адрес страницы, которую надо использовать в качестве фона, и создавать блоки текста и рисунки поверх нее.

По сути, вики-стенгазета — это пример того, что на WikiSym ’08 называли Spatial wiki — пространственным вики, которая оперирует не страницами текста, а блоками информации, произвольно по веб-странице раскиданными. И, пожалуй, первая прилично выглядящая реализация такого подхода.

Если авторы начнут поддерживать какую-то технологию работы с виджетами, например, Open Social, можно будет использовать страницы вики-стенгазеты для того, чтобы настраивать себе и коллегам коллективные дэшборды. Такие дешборды могут вполне стать точками входа в рабочую среду для небольшой группы, если на них размещать необходимые группе информационные блоки: новости, rss с группового блога, календарь событий, статистические данные, ссылки на групповые инструменты.

На практике столь тщательная настройка сети будет нелишней и при проведении собеседований или совещаний с помощью Скайпа.

И эта презентация — хороший пример того, что слайды, предназначенные для иллюстрирования выступления плохо подходят для публикации в интернете: слайды надо дорабатывать, сообщения делать подробнее и вносить закадровый текст внутрь презентации.

Пока что выкладываю как есть: