Умная среда — блог про совместную работу и коммуникации

Три приема эффективной почтовой переписки

В Яндексе электронная почта является основным коммуникационным инструментом. И из-за этого почты очень много. Чтобы эффективность переписки сохранить, в компании сложилось три хороших традиции.

Во-первых, на письмо отвечают с помощью Reply To All.

Это позволяет оставлять в дискуссии тех, кто в ней участвовал ранее, явно ответить автору предыдущего письма и не потерять почтовые рассылки, если письмо было направлено и на них.

Вредит такой подход только в случаях, когда на рассылках, на которые подписано очень много сотрудников, начинается дискуссия, затрагивающая частные вопросы, неинтересные всем. Но и такие дискуссии быстро уходят в профильные рассылки.

Во-вторых, авторы писем явно указывают добавляемых в дискуссию.

Примерно в формате «+kolomeetz@» или «+Костя Коломеец». И «-kolomeetz@», соответственно, когда кто-то покидает тред. Или «-все», если ответ направлен лично автору изначального письма (исключительный reply вместо привычного reply to all).

Это обращает внимание других участников переписки на то, что круг обсуждающих изменился. И что ответ будет обращен уже к другому составу получателей. Которые могут не знать каких-то деталей, или которые занимаются задачами другого уровня. И автор следующего письма корректирует, дополняет свое сообщение с учетом аудитории, на которую ему теперь вещать.

Если явно не обозначать добавление коллег к дискуссии, то переписка может разрастаться из-за уточнения деталей или перезадавания вопросов, ранее обсуждавшихся.

Обычно такое изменение указывается первой строчкой, но бывает, такие «плюсования» удачнее расставлять по контексту длинного сообщения.

В-третьих, многие авторы поясняют, зачем они добавили в переписку коллегу.

Например, письмо может начинаться такими строками: «+kolomeetz@ — Костя отвечает за наши внутренние сервисы» или «+tools@ — вопросы про работу внутренних сервисов эффективнее задавать не в личную почту, а в рассылку tools@, тогда мы быстрее вам ответим».

Это дает возможность рассказывать о «точках входа», о зонах ответственности коллег, знакомить их друг с другом. Ну и это просто вежливо :-)

Поделитесь ссылкой с друзьями:

  • mikeozornin

    У вас для «во-вторых» никто не написал ещё плагин для аутлука? А то у меня давнее желание подбить кого-то из .нет программеров сваять.

    • http://kolomeetz.ru/blog Константин Коломеец

      У нас такой плагин никто не писал, поскольку аутлука у нас среди почтовых клиентов всего около 10%.

      • http://twitter.com/safarov Eldar Safarov

        У вас большинство читает почту через веб (Outlook Web Acsess) или так как многие сидят на маках, то и клиент у них по дефолту – Mail?

        Кстати, вы до сих пор сидите на Exchange или у вас гибридная почтовая система – Linux + Exchange?
        От использования общих папок еще не отказались?