Умная среда — блог про совместную работу и коммуникации

Вся правда о ноутбуках и совещаниях

Про то, что встречи и совещания лучше проходят без ноутбуков, пишут, кажется, уже все. Но один ноутбук на совещаниях все-таки может быть очень и очень полезен. Это ноутбук, на котором фиксируется ход совещания.

Подключите такой ноутбук к телевизору или проектору. Если у вас их нет, поставьте самый большой монитор, который у вас есть в офисе, и подключите ноутбук к нему. Поставьте шрифт покрупнее, чтобы было видно всем участникам встречи, и — вперед!

Записывать надо несколько вещей:

  • кто на встрече был, чтобы результаты не были анонимны, чтобы участники видели, что они «подписываются» под тем, что будет зафиксировано дальше);
  • до чего договорились, с максимально точными формулировками, впрочем, коллеги поправят сразу, если что;
  • до чего не договорились, это задел к будущим встречам;
  • что надо сделать по итогам совещания и кому, это план действий.

Остальное — по желанию. Эти пункты уже обеспечат отличный по эффективности разговор.

Хотите — сделайте шаблонный документ с этими тремя пунктами, чтобы не начинать встречу с пустого листа. Также хорошо в качестве отправной точки работает повестка дня, которая на глазах участников пополняется результатами встречи.

Во-первых, на таком ноутбуке уже не почитать личную почту — его экран виден всем, будет стыдно. Это создает общее пространство.

Во-вторых, когда группа собственными глазами видит, как появляется результат встречи, продукт, разговор идет гораздо бойче. Это задает ритм.

В-третьих, группа видит, что именно становится результатом, а потому имеет шанс возразить и результат улучшить. Это позволяет получить общий продукт.

В конце встречи стоит записанное разослать участникам (а лучше положить в вики и разослать ссылку на страницу). Совсем хорошо это сделать, опять же, на глазах у участников, чтобы они получили результаты сразу, как только дойдут до рабочих мест, и сразу могли действовать, пока заряд еще не кончился.

Сложностей у человека, взявшегося фиксировать результаты встречи, всего две: надо уметь быстро печатать и надо уметь писать такой лог почти начисто. Чтобы не тратить время на вычитку и оформление текста после встречи. И первое, и второе нарабатывается с опытом.

Писать такой лог можно в любом текстовом редакторе, который позволяет сделать текст покрупнее. Если у вас есть вики, то лучше фиксировать его в вики: можно ставить гиперссылки, можно публиковать лог сразу, а не по окончанию обсуждения. Последнее поможет быть в курсе совещания тем, кто очно на встрече присутствовать не смог. Еще варианты (более экстремальные): писать лог в скайп-чате или в гугл-документе.

Поделитесь ссылкой с друзьями:

  • http://blog.denisov.eu/ Mio

    В целом согласен, уже не раз думал о такой структуре совещаний, но пока при организации таковых использую шаблонизированный google-документ, который веду самостоятельно (он расшарен для всей команды).

    В идеале, конечно, наличие стенографиста (что достаточно тяжело, так как, мне кажется, немаловажна вовлечённость его в процесс; пока проще члену команды вести запись встречи).

    Идея с проектором – хороша, спасибо.

  • http://philsmirnov.com Officer
  • http://www.uzb.ru Влад

    Навряд ли такое осуществимо, Вы просто представте хоть на минутку во что превратится любая конференция…эт ж просто ад какой то начнется. Будет очень много времени тратится на данный тех аспект, а реальные дела могу оказаться в ущербном положении.

  • Константин Коломеец

    Кто говорил про конференции?

    На какой именнно технический аспект будет тратиться много времени? На запись?

    Чего будут стоить реальные дела, если назавтра про них никто не вспомнит?

  • http://www.raskleischik.ru Алексей Л

    Не ново, раньше эти функции секретарь выполняла… но без этого никуда, согласен!

  • Константин Коломеец

    Алексей, секретарь не может полноценно решить такую задачу, поскольку она не в контексте, и не обладает настолько же глубокими знаниями в предметной области.

  • http://www.mestanet.ru Entar

    Зачем нужные знания предметной области если требуется только быстро печатать, причем еще и набело? Не думаю что получится одновременно стенографировать и обдумывать сказанное

  • Константин Коломеец

    Вы пробовали фиксировать устную речь на бумаге, предварительно не обдумывая? Требование «набело» не оставляет никакого шанса делать это «под копирку».

  • http://yurkennis.livejournal.com yurkennis

    Однако пока не понял, как этой технике научиться на практике.

    • Константин Коломеец

      Только пробовать, пробовать и пробовать.

  • http://experiment.ru/ glebis

    Я во время митингов все-таки использую ноутбук с открытым Freemind’ом для 2 целей: не забыть ни один нюанс, ни один вопрос и тут же задокументировать ответ / решение. В остальное время в общем в экран и не смотрю. Хотя в целом согласен. В принципе, то же самое можно было бы делать и от руки / приходить с распечаткой, поскольку в процессе количество пометок все-таки минимальное.