Про то, что встречи и совещания лучше проходят без ноутбуков, пишут, кажется, уже все. Но один ноутбук на совещаниях все-таки может быть очень и очень полезен. Это ноутбук, на котором фиксируется ход совещания.

Подключите такой ноутбук к телевизору или проектору. Если у вас их нет, поставьте самый большой монитор, который у вас есть в офисе, и подключите ноутбук к нему. Поставьте шрифт покрупнее, чтобы было видно всем участникам встречи, и — вперед!

Записывать надо несколько вещей:

  • кто на встрече был, чтобы результаты не были анонимны, чтобы участники видели, что они «подписываются» под тем, что будет зафиксировано дальше);
  • до чего договорились, с максимально точными формулировками, впрочем, коллеги поправят сразу, если что;
  • до чего не договорились, это задел к будущим встречам;
  • что надо сделать по итогам совещания и кому, это план действий.

Остальное — по желанию. Эти пункты уже обеспечат отличный по эффективности разговор.

Хотите — сделайте шаблонный документ с этими тремя пунктами, чтобы не начинать встречу с пустого листа. Также хорошо в качестве отправной точки работает повестка дня, которая на глазах участников пополняется результатами встречи.

Во-первых, на таком ноутбуке уже не почитать личную почту — его экран виден всем, будет стыдно. Это создает общее пространство.

Во-вторых, когда группа собственными глазами видит, как появляется результат встречи, продукт, разговор идет гораздо бойче. Это задает ритм.

В-третьих, группа видит, что именно становится результатом, а потому имеет шанс возразить и результат улучшить. Это позволяет получить общий продукт.

В конце встречи стоит записанное разослать участникам (а лучше положить в вики и разослать ссылку на страницу). Совсем хорошо это сделать, опять же, на глазах у участников, чтобы они получили результаты сразу, как только дойдут до рабочих мест, и сразу могли действовать, пока заряд еще не кончился.

Сложностей у человека, взявшегося фиксировать результаты встречи, всего две: надо уметь быстро печатать и надо уметь писать такой лог почти начисто. Чтобы не тратить время на вычитку и оформление текста после встречи. И первое, и второе нарабатывается с опытом.

Писать такой лог можно в любом текстовом редакторе, который позволяет сделать текст покрупнее. Если у вас есть вики, то лучше фиксировать его в вики: можно ставить гиперссылки, можно публиковать лог сразу, а не по окончанию обсуждения. Последнее поможет быть в курсе совещания тем, кто очно на встрече присутствовать не смог. Еще варианты (более экстремальные): писать лог в скайп-чате или в гугл-документе.