Три приема эффективной почтовой переписки
В Яндексе электронная почта является основным коммуникационным инструментом. И из-за этого почты очень много. Чтобы эффективность переписки сохранить, в компании сложилось три хороших традиции.
Во-первых, на письмо отвечают с помощью Reply To All.
Это позволяет оставлять в дискуссии тех, кто в ней участвовал ранее, явно ответить автору предыдущего письма и не потерять почтовые рассылки, если письмо было направлено и на них.
Вредит такой подход только в случаях, когда на рассылках, на которые подписано очень много сотрудников, начинается дискуссия, затрагивающая частные вопросы, неинтересные всем. Но и такие дискуссии быстро уходят в профильные рассылки.
Во-вторых, авторы писем явно указывают добавляемых в дискуссию.
Примерно в формате «+kolomeetz@» или «+Костя Коломеец». И «-kolomeetz@», соответственно, когда кто-то покидает тред. Или «-все», если ответ направлен лично автору изначального письма (исключительный reply вместо привычного reply to all).
Это обращает внимание других участников переписки на то, что круг обсуждающих изменился. И что ответ будет обращен уже к другому составу получателей. Которые могут не знать каких-то деталей, или которые занимаются задачами другого уровня. И автор следующего письма корректирует, дополняет свое сообщение с учетом аудитории, на которую ему теперь вещать.
Если явно не обозначать добавление коллег к дискуссии, то переписка может разрастаться из-за уточнения деталей или перезадавания вопросов, ранее обсуждавшихся.
Обычно такое изменение указывается первой строчкой, но бывает, такие «плюсования» удачнее расставлять по контексту длинного сообщения.
В-третьих, многие авторы поясняют, зачем они добавили в переписку коллегу.
Например, письмо может начинаться такими строками: «+kolomeetz@ — Костя отвечает за наши внутренние сервисы» или «+tools@ — вопросы про работу внутренних сервисов эффективнее задавать не в личную почту, а в рассылку tools@, тогда мы быстрее вам ответим».
Это дает возможность рассказывать о «точках входа», о зонах ответственности коллег, знакомить их друг с другом. Ну и это просто вежливо :-)